Biểu mẫu là một phần không thể thiếu trong hoạt động của mỗi doanh nghiệp. Chúng không chỉ là công cụ để ghi chép, lưu trữ thông tin mà còn là bộ mặt đại diện cho sự chuyên nghiệp và uy tín của công ty. Một thiết kế biểu mẫu chuyên nghiệp, ấn tượng sẽ giúp nâng cao hình ảnh thương hiệu, tạo ấn tượng tốt với khách hàng và đối tác.
Vậy làm thế nào để thiết kế biểu mẫu công ty chuyên nghiệp? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích nhất.
Tầm quan trọng của biểu mẫu chuyên nghiệp
Biểu mẫu chuyên nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng hình ảnh thương hiệu, cụ thể là:
- Nâng cao tính chuyên nghiệp: Biểu mẫu được thiết kế bài bản, đồng bộ với hình ảnh thương hiệu cho thấy sự chuyên nghiệp, uy tín của doanh nghiệp.
- Gây ấn tượng với khách hàng: Thiết kế ấn tượng, độc đáo giúp tạo ấn tượng tốt đẹp, tăng khả năng ghi nhớ thương hiệu trong tâm trí khách hàng.
- Quảng bá thương hiệu: Logo, thông tin liên lạc in ấn trên biểu mẫu là cách thức quảng bá thương hiệu hiệu quả, tiếp cận khách hàng tiềm năng.
- Nâng cao hiệu quả sử dụng: Biểu mẫu được bố trí khoa học, rõ ràng giúp việc ghi chép, tra cứu và sử dụng thông tin dễ dàng, thuận tiện hơn.
Các yếu tố cần có trong thiết kế biểu mẫu công ty chuyên nghiệp
1. Logo và bộ nhận diện thương hiệu
Logo và bộ nhận diện thương hiệu là yếu tố đầu tiên cần được chú trọng khi thiết kế biểu mẫu. Chúng cần được bố trí hợp lý, nổi bật trên biểu mẫu để tạo điểm nhấn và tăng khả năng nhận diện thương hiệu.
- Logo: Nên đặt logo ở vị trí dễ nhìn nhất, thường là góc trên bên trái hoặc chính giữa đầu biểu mẫu. Kích thước logo cần phù hợp với kích thước tổng thể của biểu mẫu.
- Màu sắc: Sử dụng màu sắc chủ đạo trong bộ nhận diện thương hiệu để tạo sự đồng bộ và thống nhất.
- Font chữ: Chọn font chữ dễ đọc, phù hợp với phong cách của thương hiệu. Nên sử dụng tối đa 2-3 loại font chữ khác nhau.
bộ nhận diện thương hiệu trên biểu mẫu
2. Thông tin liên lạc
Thông tin liên lạc cần được trình bày đầy đủ và rõ ràng để khách hàng, đối tác có thể dễ dàng liên hệ khi cần thiết.
- Tên công ty: In đầy đủ và chính xác tên công ty.
- Địa chỉ: Ghi rõ địa chỉ trụ sở chính và các chi nhánh (nếu có).
- Số điện thoại: Cung cấp số điện thoại cố định và di động.
- Email: Sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp, có tên miền riêng.
- Website/Mạng xã hội: Thêm địa chỉ website, fanpage Facebook, Zalo,… để khách hàng có thể tìm hiểu thêm về công ty.
3. Bố cục và nội dung
Bố cục và nội dung cần được thiết kế khoa học, logic để người dùng dễ dàng theo dõi và điền thông tin.
- Tiêu đề: Ngắn gọn, rõ ràng, thể hiện mục đích sử dụng của biểu mẫu.
- Các trường thông tin: Sắp xếp hợp lý, sử dụng các đường kẻ, khung để phân chia khu vực rõ ràng.
- Ngôn ngữ: Sử dụng ngôn ngữ dễ hiểu, lịch sự, tránh dùng từ ngữ chuyên ngành khó hiểu.
- Khoảng trắng: Bố trí khoảng trắng hợp lý giúp biểu mẫu thông thoáng, dễ nhìn hơn.
bố cục biểu mẫu khoa học
4. Phần mềm thiết kế
Lựa chọn phần mềm thiết kế phù hợp giúp bạn tạo ra những mẫu biểu mẫu chuyên nghiệp, ấn tượng.
- Adobe Illustrator: Phần mềm thiết kế đồ họa vector chuyên nghiệp, cho phép tạo ra những biểu mẫu có độ chính xác cao, dễ dàng chỉnh sửa.
- Adobe Photoshop: Thích hợp cho việc thiết kế biểu mẫu có sử dụng nhiều hình ảnh, hiệu ứng.
- Canva: Công cụ thiết kế online dễ sử dụng, cung cấp nhiều mẫu biểu mẫu đẹp mắt.
5. Chất liệu giấy in
Lựa chọn chất liệu giấy in phù hợp giúp nâng cao giá trị thẩm mỹ và độ bền cho biểu mẫu.
- Giấy Ford: Loại giấy phổ biến, giá thành hợp lý, thích hợp in ấn số lượng lớn.
- Giấy Couche: Bề mặt bóng mịn, khả năng bám mực tốt, cho chất lượng in ấn đẹp, sắc nét.
- Giấy Bristol: Dày dặn, cứng cáp, thường dùng in ấn các loại giấy tờ quan trọng, cần độ bền cao.
Quy trình thiết kế biểu mẫu công ty chuyên nghiệp
1. Xác định nhu cầu và mục đích sử dụng
Trước khi bắt đầu thiết kế, bạn cần xác định rõ nhu cầu và mục đích sử dụng của biểu mẫu. Ví dụ: Biểu mẫu dùng để làm gì? Đối tượng sử dụng là ai?
2. Lên ý tưởng và phác thảo bố cục
Dựa vào mục đích sử dụng, bạn tiến hành lên ý tưởng và phác thảo bố cục sơ bộ cho biểu mẫu.
3. Thiết kế chi tiết
Sử dụng phần mềm thiết kế để tạo ra bản thiết kế chi tiết cho biểu mẫu, bao gồm: logo, bộ nhận diện thương hiệu, thông tin liên lạc, bố cục, nội dung, hình ảnh minh họa (nếu có).
4. In ấn và gia công
Lựa chọn phương pháp in ấn và gia công phù hợp để cho ra đời những ấn phẩm chất lượng, thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp.
